商业行为准则

本商业行为准则规定 Suova 在经营活动以及与客户、员工、合作伙伴、供应商及其他利益相关方的关系中所遵循的诚信、专业、公平、责任、安全及道德行为原则。

1. 目的

PT Suova Technology Indonesia（以下简称“Suova”或“我们”）致力于以负责任、合乎道德、专业且符合法律法规的方式开展业务。

本商业行为准则（以下简称“本准则”）说明我们在作出决策、服务客户、与合作伙伴合作、管理信息、开发技术、与他人互动以及代表 Suova 开展活动时应遵循的基本原则。

我们的目标不仅是满足法律要求，更希望通过诚信、责任、尊重、透明及负责任的商业实践建立长期信任。

2. 适用范围

本准则适用于并为以下人员提供行为指导：

• 董事及管理人员；
• 员工；
• 实习人员；
• 承包商；
• 自由职业者；
• 顾问；
• 公司代表；以及
• 其他代表 Suova 行事的人员。

对于供应商、服务商、分包商、业务合作伙伴以及其他与 Suova 合作的第三方，我们也希望其在与 Suova 的合作范围内遵循与本准则相一致的基本原则。

更具体的责任还可能由劳动合同、服务协议、供应商协议、保密协议、项目合同、内部政策或适用法律规定。

3. 我们的核心原则

Suova 的商业行为以以下原则为基础：

诚信

我们诚实行事，不故意误导客户、合作伙伴、同事、政府机构或其他利益相关方。

责任

我们对自己的决定、行为、承诺以及所交付工作的质量承担责任。

尊重

无论对方的职位、背景或与 Suova 的关系如何，我们都以专业、公平及尊重的方式对待他人。

透明

对于合理需要披露的重要信息，我们会进行清晰沟通，不故意隐瞒相关事实。

专业

我们努力维持适当的专业能力、沟通、保密、安全及职业判断标准。

负责任

我们会考虑技术、服务、决策及业务活动可能对客户、用户、员工、合作伙伴及社会产生的影响。

4. 遵守法律法规

所有代表 Suova 行事的人员均应遵守适用法律法规、合同义务以及合法的监管要求。

根据相关活动的性质，这可能包括关于以下事项的规定：

• 公司及商业活动；
• 税务及会计；
• 劳动关系；
• 知识产权；
• 电子系统及电子交易；
• 个人数据保护；
• 网络安全；
• 消费者保护；
• 公平竞争；
• 反腐败；
• 采购；以及
• 其他适用法律领域。

如果适用法律规定的标准高于本准则，应以相关法律要求为准。

如对法律或合规义务存在疑问，应通过适当的管理或法律渠道寻求指导。

5. 诚信及合乎道德的商业行为

我们要求所有商业决策及沟通以诚信和善意为基础。

任何人不得故意：

• 虚假陈述我们的能力；
• 伪造资格或经验；
• 虚构项目成果；
• 提供故意误导的报价；
• 虚假描述项目进度；
• 隐瞒应当合理披露的重要问题；
• 伪造记录；
• 为获得不正当利益而操纵信息；或
• 从事欺骗性的商业活动。

销售、营销、提案、作品集、案例研究及其他商业信息应准确反映 Suova 的实际能力及经验。

6. 反贿赂及反腐败

Suova 不容忍贿赂、腐败、回扣、敲诈或其他不当付款。

任何代表 Suova 行事的人员均不得直接或间接为不正当地影响决定或获得不公平商业利益而提供、承诺、批准、要求、接受或给予任何有价值的利益。

该要求适用于与以下主体的互动：

• 政府官员；
• 公共部门机构；
• 私营企业；
• 客户；
• 潜在客户；
• 服务商；
• 供应商；
• 中介；以及
• 其他第三方。

被禁止的行为包括：

• 现金贿赂；
• 回扣；
• 秘密佣金；
• 不适当的推荐费用；
• 伪装的个人利益；
• 未经允许的便利费；以及
• 旨在不正当影响决策的礼品或招待。

不得利用代理人、顾问、承包商或其他中介规避上述要求。

7. 礼品、餐饮及商务招待

合理的礼品、餐饮或商务招待有时可以属于正常商业关系的一部分。

但是，不得利用此类利益不正当地影响商业决定或使他人产生不适当的义务感。

礼品或商务招待应：

• 符合法律；
• 具有合理商业目的；
• 合理且适度；
• 不过于频繁或奢侈；
• 不用于影响采购或商业决定；
• 除具有合法目的并获得适当批准外，不以现金或现金等价物形式提供；以及
• 不造成实际或表面上的利益冲突。

与政府官员或公共部门代表往来时，应采取更高程度的谨慎。

如存在疑问，应拒绝相关礼品或事先申请审查。

8. 利益冲突

当个人利益影响或看起来可能影响其为 Suova 最佳利益行事的责任时，可能产生利益冲突。

潜在利益冲突可能包括：

• 持有供应商或竞争对手的权益；
• 私人关系影响采购或招聘决定；
• 外部工作；
• 从事竞争业务；
• 个人财务利益；
• 从客户或供应商处接受不适当利益；或
• 利用保密商业机会谋取个人利益。

实际、潜在或可能被视为存在的利益冲突都应及时向 Suova 内部适当人员披露。

存在利益冲突本身并不一定意味着发生了违规行为。重要的是及时披露并采取适当措施进行管理。

9. 公平竞争

Suova 支持合法、公平的市场竞争。

我们不得参与旨在非法限制竞争的安排，包括有关以下事项的不当协议：

• 价格；
• 投标协调；
• 市场划分；
• 客户划分；
• 操纵招标结果；或
• 其他反竞争行为。

我们通过服务质量、专业能力、技术实力、客户体验、商业条件以及创造价值的能力进行竞争。

有关竞争对手的信息应通过合法方式获得。

不得以不正当方式获取或使用属于竞争对手、前雇主、客户或第三方的机密信息。

10. 客户及专业服务

我们致力于基于信任、清晰沟通及负责任的交付与客户建立长期关系。

与客户合作时，我们努力：

• 在作出重大承诺前充分了解需求；
• 清晰说明项目范围及假设；
• 在合理可能的情况下说明重大风险；
• 妥善保护保密信息；
• 保护客户凭据及系统；
• 不故意夸大技术能力；
• 对项目进度保持合理透明；
• 适当沟通重大问题；以及
• 尊重合同承诺。

项目报价、时间计划及预期结果可能基于一定假设及不确定因素，因此应负责任地进行沟通，不得将无法合理保证的结果表述为保证。

11. 供应商、服务商及采购

供应商及服务商应根据合理商业因素进行选择，例如：

• 能力；
• 质量；
• 可靠性；
• 安全性；
• 价格；
• 商业条件；
• 声誉；
• 合规情况；以及
• 是否符合实际需求。

采购决定不得受到私人关系、礼品、回扣、未披露的经济利益或其他不适当利益的影响。

我们要求与 Suova 合作的第三方提供准确信息，并合法、负责任地开展业务。

12. 财务诚信及准确记录

商业、财务、运营及会计记录应准确反映实际交易及活动。

任何人不得故意：

• 制作虚假发票；
• 伪造费用报销；
• 记录虚构交易；
• 隐瞒不正当付款；
• 维护未经授权的账外资金；
• 故意错误分类交易；或
• 为欺诈目的修改记录。

付款及费用报销应具有合法商业目的和适当的证明资料。

财务记录应按照适用的会计、税务、法律及公司要求进行管理。

13. 欺诈及非法交易

Suova 不容忍欺诈、盗窃、侵占、故意财务欺骗、洗钱或利用公司活动协助非法交易。

如发现可疑交易或活动，应在适当情况下进行报告和升级处理。

在必要时，我们可能对客户、供应商、合作伙伴或交易进行合理的验证、尽职调查或其他审查，以管理法律、安全、财务或声誉风险。

14. 保密信息

我们尊重属于 Suova、客户、员工、合作伙伴、供应商及其他第三方的保密信息。

保密信息可能包括：

• 源代码；
• 账户凭据；
• API 密钥；
• 系统架构；
• 安全信息；
• 价格信息；
• 财务信息；
• 商业计划；
• 产品路线图；
• 商业秘密；
• 项目文档；
• 客户资料；
• 尚未公开的设计；
• 内部沟通；以及
• 其他合理应被视为保密的信息。

保密信息只能为合法且已经获得授权的目的进行访问、使用或披露。

即使劳动、承包、项目或业务合作关系终止，相关保密义务仍可能继续有效。

15. 个人数据及隐私

个人数据必须以负责任的方式并按照适用的数据保护要求及 Suova 相关政策进行处理。

我们努力遵循以下原则：

• 合法及透明处理；
• 目的限制；
• 适当的数据最小化；
• 合理的数据准确性；
• 适当的数据保存；
• 安全；
• 保密；以及
• 问责。

个人数据访问权限应仅授予确有合法业务需要的人员。

通过客户项目获得的个人数据不得在没有适当法律依据和授权的情况下用于其他无关目的。

更多信息请参阅 Suova 的隐私政策。

16. 信息及网络安全

信息安全是所有人的共同责任。

处理 Suova 或客户系统的人员应采取合理措施保护：

• 账户；
• 密码；
• 凭据；
• 设备；
• 源代码；
• 基础设施；
• 数据库；
• 开发环境；
• 客户资料；以及
• 其他数字资产。

禁止或不适当的行为包括：

• 未经授权共享凭据；
• 故意绕过安全控制；
• 安装恶意软件；
• 故意将密钥或其他机密信息公开至公共代码库；
• 在没有合理需要的情况下访问数据；
• 超出授权范围使用客户系统；或
• 隐瞒已知的重大安全事件。

已知或疑似安全事件应及时通过适当内部渠道报告。

17. 负责任的技术开发

作为一家技术公司，Suova 认识到软件及数字系统可能对企业、用户及社会产生影响。

我们致力于负责任地开发和提供技术。

根据项目情况，我们可能合理考虑：

• 安全；
• 隐私；
• 无障碍性；
• 可靠性；
• 可维护性；
• 用户安全；
• 潜在滥用；
• 数据质量；
• 适当的人工监督；以及
• 适用法律要求。

Suova 不应故意为非法目的设计或实施技术。

18. 人工智能及自动化

在使用人工智能、机器学习、自动化或类似技术时，我们努力采取适当的专业判断。

根据应用场景，相关考虑可能包括：

• 准确性的局限；
• 隐私；
• 保密；
• 信息安全；
• 知识产权；
• 人工审核；
• 偏差及公平风险；
• 透明度；以及
• 对用户的潜在影响。

未经适当授权并充分考虑隐私、保密及安全要求，不得将客户机密信息提交至外部 AI 服务。

当 AI 生成的结果用于可能对客户、用户或商业决策产生重大影响的工作时，应进行适当审核。

19. 知识产权

我们尊重知识产权。

员工、承包商及其他代表不得故意使用：

• 未经授权的软件；
• 盗版材料；
• 未经许可的商业素材；
• 非法获得的源代码；
• 第三方保密材料；或
• 以侵犯相关权利的方式使用受版权保护的内容。

开源软件应按照相关许可证要求使用。

客户项目所产生的知识产权归属及许可应根据相关合同或其他适用协议确定。

20. 尊重且专业的工作环境

Suova 致力于建立一个以尊严及相互尊重为基础的专业工作环境。

骚扰、霸凌、恐吓、威胁及其他虐待行为均不可接受。

就业及职业相关决定应基于合理因素，例如：

• 能力；
• 资格；
• 经验；
• 表现；
• 行为；
• 岗位要求；以及
• 业务需要。

我们努力公平提供职业机会，并禁止违反适用法律的歧视行为。

21. 人权及负责任的劳动实践

Suova 支持尊重人格尊严及负责任劳动实践的基本原则。

我们不会故意支持：

• 强迫劳动；
• 人口贩运；
• 违法使用童工；
• 虐待性工作条件；或
• 剥削劳动者。

我们要求供应商及业务合作伙伴遵守适用劳动法律，并在经营活动中尊重基本人权原则。

22. 健康及安全

我们努力采取合理的工作方式保护为 Suova 工作人员的健康及安全。

所有人员均应：

• 遵守适用的工作安全要求；
• 避免不必要地使他人面临风险；
• 在适当情况下报告重大安全隐患；以及
• 在客户场所、办公室、活动或其他工作环境中负责任地行事。

23. 环境责任

我们认识到合理使用资源及关注环境影响的重要性。

在合理可行的情况下，我们努力：

• 减少不必要的浪费；
• 提高数字流程效率；
• 考虑能源及基础设施效率；
• 负责任地管理电子设备；以及
• 在相关运营决策中考虑环境影响。

随着 Suova 业务的发展，我们的环境责任实践也可能持续完善。

24. 公共沟通及社交媒体

在需要获得授权的情况下，只有获得适当权限的人员才可以代表 Suova 发表官方声明。

代表 Suova 进行公共沟通时，应：

• 准确表达；
• 保护保密信息；
• 尊重知识产权；
• 避免误导性陈述；
• 必要时明确区分个人观点与公司正式立场；以及
• 保持专业沟通。

个人在社交媒体上的活动不得错误地使公众认为其个人意见代表 Suova 官方立场。

25. 与政府及公共部门的关系

与政府机关及公共部门组织的互动应合法、透明且专业。

不得通过不正当付款、利益、礼品或其他好处影响政府人员的决定。

来自政府或监管机构的信息要求应按照适当流程及适用法律处理。

26. 政治活动

个人可以以私人身份参与合法的政治活动。

除非获得明确授权，个人政治意见或活动不得被表示为 Suova 的官方立场。

未经适当授权并确保符合适用法律，不得将公司资金、资产、系统或品牌用于政治目的。

27. 报告问题或违规行为

我们鼓励及时报告涉嫌违规、不道德行为、欺诈、腐败、安全事件、隐私违规、利益冲突或其他对本准则的重大违反。

相关问题可以向适当的管理人员提出，也可以通过 Suova 的官方渠道报告：

[email protected]

报告应基于善意，并在可能情况下提供足够的信息以便进行合理审查。

故意提出虚假指控或明知信息具有误导性仍进行提交，不符合本准则要求。

28. 禁止报复

Suova 不支持对以下善意行为实施报复：

• 提出合理问题；
• 报告涉嫌违规；
• 寻求指导；
• 配合调查；或
• 行使法律赋予的权利。

报复行为本身可能构成对本准则的违反。

如果某人故意提出虚假指控、伪造证据或实施其他违规行为，本条保护并不妨碍 Suova 采取适当措施。

29. 调查及配合

Suova 可以在适当情况下审查或调查涉嫌违反本准则的行为。

相关人员应诚实配合合法的内部审查或调查。

我们会在合理可行的范围内努力确保调查过程公平、客观、保密且与事项严重程度相称。

如果法律、合同义务或相关情况要求或允许，信息可能被提供给主管机关、专业顾问、客户或其他相关方。

30. 违反本准则

违反本准则可能根据行为的性质及严重程度产生相应后果。

对于员工或内部人员，可以根据适用协议、公司政策及劳动法律采取纠正或纪律措施。

对于承包商、服务商、供应商或合作伙伴，相关措施可能包括：

• 要求整改；
• 暂停合作；
• 终止业务关系；或
• 采取其他合同救济措施。

严重事件也可能在法律要求或适当情况下报告给有权机关。

31. 管理人员的责任

管理人员及公司领导具有额外责任，应当：

• 以身作则，体现道德行为；
• 清晰说明公司要求；
• 不以牺牲诚信为代价追求业务结果；
• 妥善处理所收到的问题或报告；
• 保护保密信息；
• 处理已知违规行为；以及
• 营造员工和合作人员能够负责任提出问题的环境。

领导者的行为应强化本准则所规定的原则。

32. 对业务合作伙伴的期望

我们希望与具有负责任及道德商业实践的合作伙伴开展合作。

根据合作关系的性质及风险，我们可能要求合作伙伴对以下事项保持适当标准：

• 法律合规；
• 反腐败；
• 公平竞争；
• 劳动实践；
• 保密；
• 信息安全；
• 个人数据保护；
• 知识产权；以及
• 负责任的商业行为。

如果严重违规行为产生无法接受的法律、道德、安全或声誉风险，我们可能重新评估相关业务关系。

33. 问题及指导

任何一项政策都无法涵盖所有可能出现的情况。

面对不确定情况时，可以考虑：

• 该行为是否合法？
• 是否符合 Suova 的价值观及政策？
• 如果该决定被公开，我是否仍然认为它是适当的？
• 是否存在尚未披露的利益冲突？
• 是否可能损害客户、同事、用户或合作伙伴？
• 是否已获得必要授权？
• 是否应该在采取行动前寻求进一步指导？

如有疑问，请在采取行动前寻求适当指导。

34. 本商业行为准则的变更

我们可能不时更新本准则，以反映以下方面的变化：

• 业务运营；
• 组织结构；
• 服务；
• 技术；
• 商业合作关系；
• 合规要求；或
• 适用法律法规。

如发生重大变更，我们将更新本准则开头的**“最后更新日期”**。

35. 联系我们

有关本商业行为准则的问题、疑虑或违规报告可发送至：

PT Suova Technology Indonesia
电子邮箱：[email protected]
网站：suova.co.id
电话：+62 851-3485-3769
地址：Jl. Jenderal Gatot Subroto, Times Square Paramount No. 87125, Kabupaten Tangerang, Banten 15810, Indonesia